Protección de datos personales

AVISO LEGAL

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ADEXO SAS., es responsable del tratamiento de datos personales y en cumplimiento a los dispuesto en la Constitución Política  de Colombia, la ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones  para la Protección de Datos Personales”) y lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.

 

OBJETO

 

Esta política define los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de ADEXO SAS., en virtud del compromiso de velar por la seguridad y el uso adecuado de la información de los Titulares.

 

Dicha ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la  información consagrado en el artículo 20 de la misma.

 

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 

A. Finalidad. 

 

Los datos personales de clientes finales, proveedores, contratistas, empleados (incluidos ex empleados), que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

 

Proveedores, contratistas y/o empleados y ex empleados: Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, en especial dar cumplimiento a obligaciones sobre Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo como aplicación de la regulación a empresas de juegos de apuestas y azar.

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Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.

 

B. Definiciones:

 

• Dato: Es toda información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo, susceptible tratamiento, concerniente a personas físicas determinadas o determinables (tales como nombre, apellidos, estado civil, sexo, edad, domicilio, número de la seguridad social, número de matrícula del empleado, identificación personal, número de teléfono, correo electrónico, etc.)

• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre la base de datos y/o tratamiento.

• Titular: Persona natural o Jurídica cuyos datos personales son objeto del tratamiento.

 

C. Tratamiento de datos personales.

 

Dando aplicación a los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, ADEXO SAS., únicamente recolectará los datos personales del Titular que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos y no se recogerán datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización.

 

 

Autorización

 

La autorización para el tratamiento de datos personales será obtenida por ADEXO SAS., mediante alguno de los siguientes  mecanismos:

 

• Por escrito, a través de formularios, herramientas electrónicas, punto de atención personalizada, teléfono fijo o la aceptación de los términos y condiciones dispuestas en los formularios de nuestra página web (www.adexo.co).

• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente su autorización. Por ejemplo, y sin limitarse a estas, la compra o venta de productos y/o servicios, la solicitud de prestación de servicios, la presentación de peticiones, quejas y/o reclamos, el ingreso a las sedes.

 

No se entenderá que el silencio o la ausencia de respuesta por el Titular es una conducta inequívoca. Cuando se pretenda obtener la autorización para el tratamiento de datos personales, por parte del Titular o de quien éste legitimado para ejercer sus derechos, se informarán las finalidades específicas del tratamiento que se dará a los datos.

 

 

D. Manejo De Datos Personales Sensibles.

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Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

En ese orden de ideas ADEXO SAS., no recolectará, usará o tratará datos sensibles, salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento, o en los casos en que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

 

 

E. Finalidades Del Tratamiento De Datos Personales.

 

ADEXO SAS., realizará tratamiento por razones relacionadas con el giro ordinario de sus negocios. Para tales efectos, el tratamiento se adelantará en el marco de las siguientes finalidades:

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• Para el proceso de evaluación y calificación de la calidad del servicio prestado.

• Para la atención del trámite de garantías de los servicios.

• Para la emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.

• Para la realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel  de satisfacción del cliente y de conocimiento del cliente.

• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.

• Para la prestación de servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar.

• Para la ejecución de procesos y procedimientos financieros y contables.

• Para la creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los Titulares de información personal.

• Para el cumplimiento de obligaciones legales por parte de ADEXO SAS.

• Para publicidad propia y promoción de los productos y o servicios manufacturados y comercializados por ADEXO SAS., en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

 

Para el cumplimiento de las anteriores finalidades, ADEXO SAS., podrá:

 

• Recoger, transmitir, transferir, almacenar, procesar, custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero, que tenga vínculo comercial con ADEXO SAS.

• Conservar la información personal del Titular mientras ADEXO SAS., se encuentre obligado legalmente para ello.

• Compartir información personal, comercial y financiera con terceros, ubicados en Colombia o en el exterior, para efectos del procesamiento, conservación o alojamiento de dicha información.

• Subcontratar con un tercero y/o entidad vinculada la prestación de servicios y/o productos suministrados a sus clientes, sea que éste opere o no en el país como, entre otros, los servicios los relacionados con cobranzas.

 

F. Derechos De Los Titulares.

 

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas  que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Consultar o acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

G. Atención De Consultas Y Reclamos.

 

El equipo de soporte ADEXO SAS., será el encargado de atender y dar respuesta a las peticiones, consultas y reclamos respecto de los datos personales de los Titulares.

 

Consultas: El proceso de consulta se hace por medio de la presentación de una solicitud de consulta escrita a través de los siguientes canales:

 

• Correo electrónico: director@adexo.co

• Presencial: en la oficina de ADEXO SAS., ubicada en la Calle 60 Sur número 64-50, en la ciudad de Bogotá, de lunes a viernes de 10 a 12 am. La solicitud de consulta podrá ser presentada por el titular de los datos, sus causahabientes, su representante o apoderado quienes deberán acreditar su identidad en forma suficiente.

 

La solicitud de consulta, como mínimo, deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, los teléfonos de contacto y los documentos necesarios.

 

La solicitud de consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo completo de la misma, con los documentos y soportes que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular.

 

Cuando no fuere posible para ADEXO SAS., atender la solicitud de consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Reclamos: Cuando para el ejercicio de los derechos del Titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de Actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ante ADEXO SAS., a través de los canales previamente mencionados para solicitudes de consulta.

 

Se seguirá el siguiente procedimiento de atención:

 

1. Presentación de la solicitud de reclamo.

2. Si el reclamo resulta incompleto, ADEXO SAS., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y/o complete la información

3. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del envío del requerimiento del numeral anterior, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si ADEXO SAS., no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de  cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

5. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

6. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

H. Entrega a terceros.

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Por medio de la presente autorización otorgo mi consentimiento expreso, libre e informado a ADEXO SAS., para transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o divulgar mis datos personales a nivel nacional e internacional, para el cumplimiento de las finalidades mencionadas anteriormente. ADEXO SAS., podrá transmitir, transferir, trasladar, compartir, entregar, y/o divulgar los datos personales a:

 

1. Sus empleados, directores o asesores, o los empleados, directores o asesores de otras empresas afiliadas, entendidas como cualquier entidad que directa o indirectamente controle, esté controlada por o está bajo el control común de ADEXO SAS.

2. Terceros con quienes ADEXO SAS., deba compartir la información para la adecuada y eficiente prestación de sus servicios, lo cual incluye, pero no se limita a asesores comerciales, asesores legales, asesores de tecnologías de la información, consultores y consejeros, proveedores de servicios de tecnología, call centers, entre otros.

3. Cualquier autoridad judicial o administrativa con poderes y jurisdicción sobre ADEXO SAS.

 

I. Declaraciones.

 

Por medio del presente documento, declaro, garantizo y represento lo siguiente:

 

1. Que conozco y entiendo la política de privacidad y tratamiento de la información de ADEXO SAS., pues tuve oportunidad de consultarla y estudiarla detenidamente.

2. Que conozco y entiendo que el responsable del tratamiento de mis datos personales será ADEXO SAS.

3. Que conozco y entiendo los procedimientos y las formas con que cuento para el ejercicio de los derechos que me asisten como titular de los datos personales, tal como éstos se establecen y describen en las políticas de privacidad y tratamiento de la información.

4. Que conozco y entiendo que cualquier solicitud, reclamo, consulta o inquietud debe dirigirse a ADEXO SAS., A la siguiente dirección: Calle 60 Sur número 64-50 barrio Madelena, de la ciudad de Bogotá,Teléfono: 906 58 81, Correo electrónico: director@adexo.co Con arreglo a los términos y formas señalados en la política.

5. Que ADEXO SAS., en cumplimento de lo establecido en la normativa de protección de datos personales, particularmente de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, me ha informado del carácter facultativo de las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

6. Que la presente autorización comprende el tratamiento de mis datos personales a futuro y el que hubiere efectuado antes de la suscripción de la presente autorización, situación que se entiende ratificada por este medio.

7. Que si bien ADEXO SAS., cuenta con una infraestructura tecnológica sólida y confiable, existen circunstancias inherentes al tratamiento que expondrán a los datos personales a ciertos riesgos, lo cual incluye, pero no se limita a riesgos de seguridad, riesgos de virus, riesgos de corrupción y caídas del servicio, entre otros.

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J. Responsable del tratamiento.

 

ADEXO SAS., es el Responsable del tratamiento de la información y ha dispuesto para los Titulares la presente Política, que se encuentra en la oficina de la empresa y podrá ser solicitada mediante correo electrónico a director@adexo.co

 

 

 

 

ADEXO SAS.

Dirección: Calle 60 Sur número 64-50 en la ciudad de Bogotá, D:C Teléfono  906 58 81

 

Vigencia

 

Esta Política y la Base de Datos tienen vigencia desde el miércoles, 1 de Octubre de 2017.